Checklist: voorbereiden OR-vergadering
Het voorbereiden van een ondernemingsraadvergadering vraagt om een gestructureerde aanpak. Gebruik deze checklist om alles soepel te laten verlopen. Een goede voorbereiding zorgt voor efficiënte besluitvorming en betrokkenheid van alle leden. Met deze checklist voor een OR-vergadering verlies je geen belangrijke details uit het oog.
Stap 1: Stel de agenda op
Begin tijdig met het opstellen van de agenda. Vraag input van alle leden. Zorg dat elk relevant onderwerp een plek krijgt. Gebruik een standaardindeling om overzicht te houden. Benoem duidelijk wie verantwoordelijk is voor elk agendapunt. Stuur de agenda minimaal twee weken (wettelijke verplichting is één week) voor de vergadering naar alle medewerkers. Ik adviseer twee weken, zodat je de medewerkers een week de tijd kunt geven om agendapunten in te brengen. Dan heb je zelf nog een week de tijd om deze agendapunten voor te bereiden.
Stap 2: Verzamel de benodigde stukken
Inventariseer welke documenten nodig zijn voor de vergadering. Denk aan notulen van de vorige vergadering, rapportages en adviezen. Zorg dat iedereen deze stukken tijdig ontvangt. Dit voorkomt onnodige vertraging tijdens de OR-vergadering.
Stap 3: Reserveer een geschikte locatie
Kies een locatie die past bij het aantal deelnemers. Zorg voor een rustige omgeving met voldoende faciliteiten. Controleer de beschikbaarheid van technische hulpmiddelen, zoals een beamer of vergadersoftware.
Stap 4: Check de aanwezigheid
Vraag ruim van tevoren naar de beschikbaarheid van de leden. Bevestig de aanwezigheid een paar dagen voor de vergadering. Dit helpt om te bepalen of het quorum wordt gehaald.
Stap 5: Bereid je persoonlijk voor
Lees alle stukken grondig door. Noteer vragen en opmerkingen bij de agendapunten. Zo kun je actief bijdragen aan de OR-vergadering. Gebruik de checklist om niets te vergeten.
Stap 6: Informeer externe partijen
Betrek externe partijen indien nodig. Denk aan een adviseur of een jurist. Geef hen tijdig toegang tot relevante informatie. Zo kunnen zij hun bijdrage optimaal voorbereiden.
Stap 7: Test technische hulpmiddelen
Controleer de werking van apparatuur die nodig is voor de OR-vergadering. Test bijvoorbeeld het beeld en geluid bij online vergaderingen. Dit voorkomt technische problemen en onnodige onderbrekingen.
Stap 8: Plan tijd voor evaluatie
Reserveer na afloop van de vergadering tijd voor een korte evaluatie. Bespreek wat goed ging en wat beter kan. Pas de checklist aan op basis van deze feedback.
Stap 9: Houd een overzicht bij
Gebruik een logboek of digitaal systeem om actiepunten en besluiten bij te houden. Zo weet iedereen wat er is afgesproken. Dit bevordert de opvolging van de gemaakte afspraken.
Stap 10: Evalueer de checklist
Loop na elke OR-vergadering de checklist door. Controleer of alle stappen zijn uitgevoerd. Pas de checklist aan waar nodig, zodat deze blijft aansluiten bij de behoeften van de OR.
Met deze checklist voor een OR-vergadering houd je grip op het proces. Zorg voor een gestructureerde aanpak, betrokken leden en een efficiënte vergadering. Gebruik deze checklist telkens opnieuw voor optimale resultaten.